herbeBOI - Urząd Miejski w Gryficach

10 Po/IX/USC-10 Wpisanie zagranicznego aktu do polskiej księgi stanu cywilnego

Urząd Stanu Cywilnego

Sposoby dostarczenia dokumentów
Sposoby odbioru dokumentów

Wymagane dokumenty

1. Wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego wraz z oświadczeniem strony, że dotychczas nie występowała z wnioskiem o transkrypcję aktu do urzędów stanu cywilnego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
2. Dowód osobisty lub paszport - do wglądu.
3. Oryginał zagranicznego odpisu aktu stanu cywilnego,
który ma być transkrybowany (uwaga: dokument ten nie będzie zwrócony wnioskodawcy, po realizacji wniosku pozostaje on w urzędzie stanu cywilnego).
4. Urzędowe tłumaczenie zagranicznego aktu, 
który ma być transkrybowany na język polski przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub polskiego konsula. W przypadku, gdy odpis zagraniczny jest wydany na druku wielojęzycznym zgodnie z konwencją podpisaną w Wiedniu 8 września 1976 r. tłumaczenie nie jest wymagane;
5. W przypadku gdy jedna z osób urodziła się poza Polską - oryginał odpisu aktu urodzenia tej osoby wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski (np. transkrypcja aktu małżeństwa, gdy jeden z małżonków jest cudzoziemcem).  Zagraniczny akt urodzenia zostanie wykorzystany do uzupełnienia brakujących danych. W przypadku osoby urodzonej w Polsce celem uzupełnienia brakujących danych wystarczające jest wskazanie we wniosku urzędu stanu cywilnego, w którym dokonano rejestracji urodzenia tej osoby. W oparciu o te dane kierownik USC, do którego skierowano wniosek dokona uzupełnienia.
6. Pełnomocnictwo – w przypadku składania wniosku przez pełnomocnika.
7. Dowód zapłaty opłaty skarbowej.

Wniosek o wpisanie do rejestru stanu cywilnego aktu urodzenia sporządzonego za granicą POBIERZ doc
Wniosek o wpisanie do rejestru stanu cywilnego aktu urodzenia sporządzonego za granicą POBIERZ pdf
Wniosek o wpisanie do rejestru stanu cywilnego aktu małżeństwa sporządzonego za granicą POBIERZ doc
Wniosek o wpisanie do rejestru stanu cywilnego aktu małżeństwa sporządzonego za granicą POBIERZ pdf

Wniosek o wpisanie do rejestru stanu cywilnego aktu zgonu sporządzonego za granicą POBIERZ

Komórka organizacyjna

Urząd Stanu Cywilnego w Gryficach, Plac Zwycięstwa 37, 72-300 Gryfice, pok. 21
tel. 91-38-53-210, 211 wew. 210, 211, fax 91-38-53-207
e-mail: wojda@urzad.gryfice.eu, markiewicz@urzad.gryfice.eu
Czynny od poniedziałku do piątku w godz. 7.30 - 15.30.

Opłaty

  • za wydanie odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji – 50,00 zł
  •  za wydanie odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po dokonaniu sprostowania – 39,00 zł
  • za wydanie odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po dokonaniu uzupełnienia – 39,00 zł
  • pełnomocnictwo do wpisaniu zagranicznego aktu, jeśli takie zostało udzielone (więcej w uwagach) – 17,00 zł
    (pełnomocnictwo udzielone: wstępnym (rodzice, dziadkowie), zstępnym (dzieci, wnuki) oraz rodzeństwu
    i małżonkowi nie podlega opłacie skarbowej).

Opłatę skarbową można uiścić:
- w kasie Urzędu Miejskiego w Gryficach, I piętro pok. 119. Kasa jest czynna w godzinach od 8.00 - 14.00.
- lub na konto Urządu Miejskiego w Gryficach: Bank Spółdzielczy w Gryficach: 67 93760001 0000 0547 2001 0007

Termin i sposób załatwienia

Po złożeniu kompletu dokumentów –  bez zbędnej zwłoki.
WAŻNE INFORMACJE:
1. Wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego.
2. Wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego można złożyć za pośrednictwem polskiego konsula. W tym celu wnioskodawca musi osobiście udać się do konsula i złożyć wymagane prawem dokumenty, które konsul prześle do wybranego przez wnioskodawcę kierownika urzędu stanu cywilnego na terenie RP.
3. Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
4. W przypadku gdy transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego urodzenie jest dokonywana na wniosek matki dziecka, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki, kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokona transkrypcji, zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, jeżeli jest możliwe ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca.
5. Osoby uprawnione - wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego może złożyć:

  • osoba, której akt dotyczy lub jej przedstawiciel ustawowy,
  • osoba która wykaże interes prawny.
  • jeżeli wniosek składa osoba, której akt nie dotyczy (wstępni, zstępni, rodzeństwo, osoba obca) wymagane jest pełnomocnictwo szczegółowe do dokonania czynności.

6. Uzupełnienie brakujących danych w zagranicznym akcie:
1. Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego.
2.
Osoba występująca z wnioskiem o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu, który nie zawiera wszystkich niezbędnych danych powinna wystąpić z wnioskiem o uzupełnienie aktu, ponieważ posługując się „polską wersją” aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządzoną z brakami, może napotkać na liczne problemy podczas załatwiania spraw urzędowych np. nadanie numeru PESEL, wydanie paszportu i dowodu osobistego, sporządzenie aktu notarialnego, postępowania przed sądami.
3.
Uzupełnienia aktu zagranicznego dokonuje się w formie czynności materialno-technicznej.
4.
Akty uzupełniane są na podstawie wcześniejszych aktów stanu cywilnego.
5.
Opłata skarbowa od wydania odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po uzupełnieniu - 39 zł.
6.
Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
7.
W przypadku gdy transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której transkrybowany dokument nie dotyczy, kierownik urzędu stanu cywilnego informuje o transkrypcji osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli transkrybowany dokument dotyczy małżonków, informuje ich również o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci.

Podstawa prawna

Art. 104 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2064 z późn. zm.).

Tryb odwoławczy

Nie przysługuje.

Dodatkowe informacje, uwagi

Ochrona danych osobowych / RODO:
Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska):
1. Administratorami są: Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie przy ul. Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska. W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest Burmistrz Gryfic (Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gryficach).
4. Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora. Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora. Z administratorem – Burmistrzem Gryfic (Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Gryficach) można się skontaktować: Plac Zwycięstwa 37, 72-300 Gryfice, tel. 913853-200, e-mail urzad@gryfice.eu.
5. Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora. Administrator – Burmistrz Gryfic (Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gryficach) wyznaczył inspektora ochrony danych z którym można się kontaktować pod adresem: Plac Zwycięstwa 37, 72-300 Gryfice, tel. 913853-200, e-mail iod@urzad.gryfice.eu. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
6. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu:

  • sporządzenia aktu urodzenia dziecka,
  • sporządzenia aktu małżeństwa,
  • sporządzenia aktu zgonu,
  • przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa,
  • przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,
  • przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia,
  • przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko,
  • przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion,
  • wydania zaświadczenia o stanie cywilnym,
  • wydania odpisu aktu stanu cywilnego,
  • wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą,
  • wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego,
  • sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego,
  • realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą,
  • realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy,
  • realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach
  • realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska,
  • dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie,
  • wydania dokumentów z akt zbiorowych,
  • zameldowania,
  • nadania numeru PESEL

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL. Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska.
7. Kierownik urzędu stanu cywilnego udostępnia dane z rejestru stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego. Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.
8. Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.
9. Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:
1) 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
2) 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.
10. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.
11. Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani/Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.
12. Pani/Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:
- kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;
- kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.
13. Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

aktualizacja: 16.11.2018 r.