04 Po/VII/USC-04 Rejestracja małżeństwa zawartego przed kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego

I. Zgłoszenie zamiaru zawarcia związku małżeńskiego:

1. Dokumenty tożsamości osób zamierzających zawrzeć związek małżeński (nupturientów): dowód osobisty lub paszport.
2. Pisemne zapewnienie nupturienta, że „nie wie o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa" złożone przed kierownikiem USC.
3. Zezwolenie na zawarcie małżeństwa, jeżeli wymagają tego przepisy Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego (prawomocne orzeczenie sądu opiekuńczego na zawarcie małżeństwa - dotyczy niepełnoletniej kobiety, która ukończyła 16 lat).
4. Jeżeli oświadczenie o wstąpieniu w związek małżeński ma być złożone przez pełnomocnika, osoba zamierzająca wstąpić w związek małżeński przedkłada również zezwolenie sądu na złożenie oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński przez pełnomocnika oraz pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie z podpisem urzędowo poświadczonym i wymieniać osobę, z którą małżeństwo ma być zawarte.
5. Obywatel polski, który zamierza wstąpić w związek małżeński, lecz nie posiada aktów stanu cywilnego sporządzonych w Rzeczypospolitej Polskiej, składa zagraniczny dokument stanu cywilnego lub inny dokument wydany w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, potwierdzający urodzenie, a jeżeli osoba pozostawała uprzednio w związku małżeńskim – potwierdzający małżeństwo, wraz z dokumentem potwierdzającym ustanie lub unieważnienie tego małżeństwa albo dokumentem potwierdzającym stwierdzenie nieistnienia małżeństwa.
6. Dokumentami potwierdzającymi ustanie, unieważnienie albo stwierdzenie nieistnienia małżeństwa są w szczególności:

• odpis skrócony aktu zgonu lub odpis prawomocnego orzeczenia sądu o stwierdzeniu zgonu lub uznaniu za zmarłego poprzedniego małżonka;
• odpis prawomocnego orzeczenia sądu o rozwodzie;
• odpis prawomocnego orzeczenia sądu o unieważnieniu małżeństwa;
• odpis prawomocnego orzeczenia sądu ustalającego nieistnienie małżeństwa.

7. Cudzoziemiec zamierzający zawrzeć małżeństwo składa:

• zapewnienie;
• odpis aktu urodzenia, a jeżeli pozostawał uprzednio w związku małżeńskim - odpis aktu małżeństwa z adnotacją o jego ustaniu, unieważnieniu albo stwierdzeniu jego nieistnienia, albo odpis aktu małżeństwa z dokumentem potwierdzającym jego ustanie lub unieważnienie albo dokumentem potwierdzającym stwierdzenie nieistnienia małżeństwa, jeżeli na podstawie pozostałych składanych dokumentów nie można ustalić danych niezbędnych do sporządzenia aktu małżeństwa;
• dokument stwierdzający, że zgodnie z właściwym prawem może zawrzeć małżeństwo albo prawomocne postanowienie sądu o zwolnieniu cudzoziemca od obowiązku złożenia takiego dokumentu.

Dokument o zdolności prawnej, który powinien zawierać następujące dane:

• imię i nazwisko
• datę i miejsce urodzenia
• imiona i nazwiska rodowe rodziców
• miejsce zamieszkania
• dokładnie określony stan cywilny (kawaler, panna, rozwiedziony(a), wdowiec, wdowa)
• klauzulę, że według prawa ojczystego nie ma przeszkód prawnych do zawarcia małżeństwa przez wymienioną w dokumencie osobę.

Dokument o zdolności prawnej wydaje właściwy organ państwa cudzoziemca np. urząd stanu cywilnego. Nie stanowi dokumentu o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa oświadczenie złożone przez cudzoziemca np. przed notariuszem lub innym organem ani też zaświadczenie o stanie cywilnym. Jeżeli cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim w mowie i w piśmie, podczas składania zapewnień przedślubnych oraz w czasie udzielania ślubu konieczna jest obecność tłumacza przysięgłego. Złożone dokumenty nie podlegają zwrotowi.

Wniosek o skrócenie miesięcznego terminu oczekiwania na zawarcie związku małżeńskiego POBIERZ
Wniosek o wyrażenie zgody na przyjęcie oświadczeń o zawarciu związku małżeńskiego poza urzędem stanu cywilnego POBIERZ

Opłacie skarbowej podlega:
- sporządzenie aktu małżeństwa – 84 zł
- wydanie zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu oczekiwania na zawarcie małżeństwa – 39 zł

 Opłatę skarbową można uiścić: 
- za pomocą karty płatniczej w tut. USC,
- w kasie Urzędu Miejskiego w Gryficach, I piętro pok. 119,
- lub na konto Urzędu Miejskiego w Gryficach: Bank Spółdzielczy w Gryficach: 67 93760001 0000 0547 2001 0007.

 Opłata dodatkowa za przyjęcie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński poza urzędem stanu cywilnego – 1000 zł.

 Opłatę można uiścić:
- za pomocą karty płatniczej w tut. USC,
- w kasie Urzędu Miejskiego w Gryficach, I piętro pok. 119,
- lub na konto Urzędu Miejskiego w Gryficach: Bank Spółdzielczy w Gryficach: 67 93760001 0000 0547 2001 0007.

 Zwolniony z opłaty skarbowej jest: pierwszy odpis skrócony aktu małżeństwa.

Ślub cywilny można zawrzeć w każdym USC, bez względu na miejsce zamieszkania narzeczonych.

Formalności związane ze zgłoszeniem zamiaru zawarcia małżeństwa, odebranie zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz ustaleniem terminu ślubu wymagają osobistego stawiennictwa narzeczonych.

Z uwagi na konieczność wprowadzenia do Systemu Rejestrów Państwowych aktów urodzenia/małżeństwa/zgonów narzeczonych prosi się o wcześniejszy kontakt z urzędem (w szczególności dotyczy to osób urodzonych/zawierający małżeństwo poza Gryficami).

Miejsce uroczystości zawarcia związku małżeńskiego: śluby odbywają się w sali ślubów Urzędu Stanu Cywilnego w Gryficach.

Jeżeli zachodzą uzasadnione przyczyny, kierownik urzędu stanu cywilnego może przyjąć oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński poza lokalem USC.

Na wniosek osoby zamierzającej zawrzeć małżeństwo kierownik urzędu stanu cywilnego przyjmuje oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński poza urzędem stanu cywilnego w okręgu rejestracji stanu cywilnego, w którym jest on właściwy, jeżeli wskazane we wniosku miejsce zawarcia małżeństwa zapewnia zachowanie uroczystej formy jego zawarcia oraz bezpieczeństwo osób obecnych przy składaniu oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński.

Termin zawarcia małżeństwa
Małżeństwo nie może być zawarte przed upływem miesiąca od dnia złożenia dokumentów (podpisania pisemnych zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa).
Z ważnych względów kierownik USC może zezwolić jednak na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu. W tym celu należy złożyć do kierownika wniosek o skrócenie terminu ze szczegółowym uzasadnieniem przyczyny skrócenia terminu.

WAŻNE INFORMACJE:

1. Małżeństwo może być zawarte po upływie miesiąca od dnia złożenia przez oboje narzeczonych zapewnień o nieistnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa.
2. Zapewnienie o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa można złożyć przed wybranym kierownikiem USC w Polsce, a za granicą przed polskim konsulem. Konsul może przyjąć również zapewnienie w przypadku, gdy małżeństwo ma być zawarte przez obywatela polskiego i cudzoziemca, jeżeli cudzoziemiec przedłoży konsulowi dodatkowo dokument stwierdzający, że zgodnie z właściwym prawem może zawrzeć małżeństwo. Zapewnienie jest ważne przez 6 miesięcy od daty jego złożenia przez obie osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo.
3. W przypadku niemożności porozumienia się ze stroną składającą oświadczenie mające wpływ na stan cywilny osoby, z powodu nieznajomości języka polskiego, na tej osobie spoczywa obowiązek zapewnienia udziału biegłego lub tłumacza języka, którym ta osoba się posługuje.
4. Akty stanu cywilnego, ich odpisy i inne dokumenty wystawione w języku obcym, składane kierownikowi urzędu stanu cywilnego w związku z dokonywaniem czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego powinny być składane wraz z ich urzędowym tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez:

• tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości;
• tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG);
• konsula.

5. Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również:

• dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula;
• dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski.

6. W przypadku braku tłumacza przysięgłego języka obcego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny w języku obcym może zostać przetłumaczony przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

7. Nie podlegają tłumaczeniu odpisy aktów stanu cywilnego wydane na druku wielojęzycznym sporządzone zgodnie z Konwencją Wiedeńską z dnia 8 września 1976 r.

Wiek narzeczonych
Nie mogą zawrzeć małżeństwa osoby niemające ukończonych lat 18, ubezwłasnowolnione całkowicie, dotknięte chorobą psychiczną, spokrewnione lub spowinowacone w linii prostej oraz już pozostające w innym związku małżeńskim. Z ważnych powodów sąd opiekuńczy może zezwolić na zawarcia małżeństwa kobiecie, która ukończyła lat 16.

Oświadczenie o nazwisku
Każdy z małżonków może złożyć oświadczenie o wyborze nazwiska, jakie będzie nosił po zawarciu małżeństwa. Małżonkowie mogą nosić wspólne nazwisko będące dotychczasowym nazwiskiem jednego z nich albo zachować swoje dotychczasowe nazwiska, albo połączyć je z nazwiskiem drugiego małżonka (kolejność połączonych nazwisk może być dowolna).

Nazwisko dziecka
Dziecko, co do którego istnieje domniemanie, że pochodzi od męża matki, nosi nazwisko będące nazwiskiem obojga małżonków. Jeżeli małżonkowie mają różne nazwiska, dziecko nosi nazwisko wskazane w ich zgodnych oświadczeniach. Małżonkowie mogą wskazać nazwisko jednego z nich albo nazwisko utworzone przez połączenie nazwiska matki z nazwiskiem ojca dziecka. Oświadczenia w sprawie nazwiska dziecka są składane jednocześnie z oświadczeniami małżonków. Jeżeli małżonkowie nie złożyli zgodnych oświadczeń w sprawie nazwiska dziecka, nosi ono nazwisko składające się z nazwiska matki i dołączonego do niego nazwiska ojca. Przy sporządzeniu aktu urodzenia pierwszego wspólnego dziecka małżonkowie mogą złożyć przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego zgodne oświadczenia o zmianie wskazanego przez nich nazwiska dziecka. 

Ślub za granicą
Obywatel polski lub zamieszkały w Polsce cudzoziemiec niemający obywatelstwa żadnego państwa zamierzający zawrzeć małżeństwo za granicą może otrzymać zaświadczenie stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim może zawrzeć małżeństwo (więcej w karcie usługi: Zaświadczenie stwierdzające możność prawną do zawarcia związku małżeńskiego za granicą Po/VII/USC-17).

Ochrona danych osobowych / RODO:
Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska):
1. Administratorami są: Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie przy ul. Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska. W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest Burmistrz Gryfic (Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gryficach).
4. Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora. Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora. Z administratorem – Burmistrzem Gryfic (Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Gryficach) można się skontaktować: Plac Zwycięstwa 37, 72-300 Gryfice, tel. 913853-200, e-mail urzad@gryfice.eu.
5. Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora. Administrator – Burmistrz Gryfic (Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gryficach) wyznaczył inspektora ochrony danych z którym można się kontaktować pod adresem: Plac Zwycięstwa 37, 72-300 Gryfice, tel. 913853-200, e-mail iod@urzad.gryfice.eu. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
6. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu:

• sporządzenia aktu urodzenia dziecka,
• sporządzenia aktu małżeństwa,
• sporządzenia aktu zgonu,
• przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa,
• przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,
• przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia,
• przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko,
• przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion,
• wydania zaświadczenia o stanie cywilnym,
• wydania odpisu aktu stanu cywilnego,
• wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą,
• wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego,
• sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego,
• realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą,
• realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy,
• realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach
• realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska,
• dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie,
• wydania dokumentów z akt zbiorowych,
• zameldowania,
• nadania numeru PESEL

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL. Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska.
7. Kierownik urzędu stanu cywilnego udostępnia dane z rejestru stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego. Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.
8. Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.
9. Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:
1) 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
2) 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.
10. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.
11. Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani/Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.
12. Pani/Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:
- kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;
- kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.
13. Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

aktualizacja: 09.01.2024 r.