herbeBOI - Urząd Miejski w Gryficach

06 Po/VII/WOA-06 Udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL

Wydział Ogólno-Administracyjny

Sposoby dostarczenia dokumentów
Sposoby odbioru dokumentów

Wymagane dokumenty

Zgodnie z nowelizacją ustawy o ewidencji ludności, od dnia 1 lipca 2019 r. właściwe w zakresie udostępnienia danych z rejestru PESEL będą wyłącznie organy gmin. Wniosek o udostępnienie danych z rejestru PESEL będzie można zatem skierować do dowolnego organu gminy na terenie kraju.

WYMAGANE WNIOSKI I DOKUMENTY:

  • wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców lub rejestru PESEL POBIERZ (wniosek należy czytelnie podpisać)
    Uwaga!

    Dla zidentyfikowania w rejestrach poszukiwanej osoby, należy wskazać w części  wniosku - „Dane osoby, której wniosek dotyczy”  jak najszerszy zakres posiadanych informacji (np. imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego, poprzedni adres zameldowania itp.).
  • dowód uiszczenia opłaty za udostępnienie jednostkowych danych tj. danych dotyczących jednej osoby 
  • pełnomocnictwo jeżeli strona działa przez pełnomocnika
  • dowód uiszczenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa (w przypadku działania przez pełnomocnika)
  • dokumenty mogące potwierdzić interes prawny, między innymi: wezwania sądowe, wezwania komornicze, dokumenty potwierdzające zobowiązanie wobec wnioskodawcy osoby, której dane mają być udostępnione (np. wyroki sądowe, umowy, wezwania do zapłaty, faktury, postanowienia i decyzje innych organów)

Komórka organizacyjna

Wydział Ogólno-Administracyjny, pok. 228 tel. 91-38-53-219, 91-38-53-220 fax. 91-38-53-207

Opłaty

WYSOKOŚĆ OPŁATY:

  • opłatę za udostępnienie danych osobowych w wysokości  31 zł
  • opłatę skarbową za złożenie pełnomocnictwa, gdy strona działa przez pełnomocnika 17 zł

należy uiścić w Kasie Urzędu lub na konto B.S. Gryfice 67 93760001 0000 0547 2001 0007

 

Termin i sposób załatwienia

FORMA ZAŁATWIANIA SPRAWY: Dane jednostkowe (tzn. informacje dotyczące jednej osoby lub imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem) udostępnia się na wniosek osób lub jednostek organizacyjnych złożony w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Oznacza to, że wniosek ma być podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.

Z WNIOSKIEM MOGĄ WYSTĄPIĆ:
a) Podmioty, którym dane są niezbędne do realizacji ich ustawowych zadań.

O dane jednostkowe mogą ubiegać się:

  • organy administracji publicznej,
  • Sądy,
  • Prokuratury,
  • Policja,
  • Straż Graniczna,
  • Służba Więzienna,
  • Służba Kontrwywiadu Wojskowego,
  • Służba Wywiadu Wojskowego,
  • Służba Celno-Skarbowa,
  • Żandarmeria Wojskowa,
  • Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
  • Agencja Wywiadu,
  • Biuro Ochrony Rządu,
  • Centralne Biuro Antykorupcyjne,
  • Szef Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,
  • Organy wyborcze,
  • Straże Gminne /miejskie/,
  • Komornicy Sądowi – w zakresie niezbędnym do prowadzenia postępowań egzekucyjnych,
  • Państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne oraz inne podmioty – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach,
  • Polski Czerwony Krzyż – w zakresie danych osób poszukiwanych.

Rozpatrzenie sprawy w trybie interesu faktycznego polega na skierowaniu przez organ do osoby poszukiwanej wystąpienia, zawierającego podstawowe informacje o Wnioskodawcy (imię i nazwisko), zakres żądanych danych oraz cel, dla którego udostępnione dane zostaną wykorzystane. Udostępnienie żądanych danych następuje wyłącznie po wyrażeniu pisemnej zgody przez osobę zainteresowaną. W przypadku nie uzyskania zgody osoby poszukiwanej, wydawana jest decyzja administracyjna o odmowie udostępnienia żądanych danych.

Udostępnienie danych ww. podmiotom następuje nieodpłatnie.

  b) Jednostki organizacyjne i osoby, które

  • wykażą w tym interes prawny
    W przypadku powoływania się na interes prawny Wnioskodawca jest zobowiązany wskazać przepis prawa materialnego, na podstawie którego jest uprawniony do żądania udostępnienia danych innej osoby, lub załączyć dokumenty potwierdzające ten interes. Istnienie interesu prawnego mogą potwierdzić między innymi następujące dokumenty: wezwania sądowe, wezwania komornicze, dokumenty potwierdzające zobowiązanie wobec wnioskodawcy osoby, której dane mają być udostępnione.
  • wykażą interes faktyczny w otrzymaniu wnioskowanych danych, pod warunkiem uzyskania zgody osób, których dane dotyczą

Udostępnienie danych ww. podmiotom następuje odpłatnie z wyjątkiem przypadku, gdy żądane dane są niezbędne do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia

W przypadku gdy Wnioskodawca działa za pośrednictwem pełnomocnika, do każdego wniosku należy dołączyć dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa.

TERMIN ODPOWIEDZI: Niezwłocznie. Jeśli rozpatrzenie wniosku wymaga przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego - zgodnie z przepisami Kodeku postępowania administracyjnego.

SPOSÓB ODBIERANIA DOKUMENTÓW: Pocztą, elektronicznie lub osobiście.

Podstawa prawna

  • Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1382 z późn. zm.);
  • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2096 z późn. zm.);
  • Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej  (t.j. Dz.U z 2019 r., poz. 1000);
  • Rozporządzenie ministra Cyfryzacji z dnia 21 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego ( Dz. U. z 2018 r. poz. 2523)
  • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców oraz rejestru PESEL ( Dz. U. z 2018 r. poz. 2523 z późn. zm.).
  • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców oraz rejestru PESEL (Dz. U. z 2017 r. poz. 2482).

Tryb odwoławczy

Od decyzji odmawiającej udostępnia danych przysługuje odwołanie do Wojewody Zachodniopomorskiego w Szczecinie za pośrednictwem Burmistrza Gryfic w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji.

Dodatkowe informacje, uwagi

Od dnia 1 maja 2019 r. podmioty publiczne, które nie posiadają decyzji administracyjnej, na podstawie której uzyskały dostęp do rejestru PESEL za pomocą urządzeń teletransmisji danych, w danym roku kalendarzowym będą mogły uzyskać maksymalnie 300 danych jednostkowych z rejestru PESEL albo 300 danych jednostkowych z poszczególnych rejestrów mieszkańców, prowadzonych zgodnie z właściwością miejscową przez dany organ gminy.

W pierwszym roku obowiązywania ustawy zliczanie wniosków następuje od 1 maja do 31 grudnia 2019 r. natomiast począwszy od roku 2020 okres rozliczeniowy rozpoczynać się będzie 1 stycznia, a kończyć 31 grudnia.

Nie udostępnia się danych jednostkowych z rejestru PESEL podmiotom publicznym, którym wydana została decyzja administracyjna zezwalająca na dostęp do rejestru PESEL za pomocą urządzeń teletransmisji danych (tzw. decyzja teletransmisyjna). Dane z rejestru PESEL podmioty te uzyskiwać mogą wyłącznie samodzielnie w ramach posiadanego dostępu do rejestru PESEL w trybie teletransmisji danych.

W przypadku gdy podmiot posiadający decyzję teletransmisyjną złoży do wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru PESEL, wniosek taki nie zostanie zrealizowany. Wnioskodawcy wydane zostanie postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania na podstawie art. 47 ust. 3a ustawy o ewidencji ludności.

Aktualna lista podmiotów publicznych posiadających dostęp do rejestru PESEL za pomocą urządzeń teletransmisji danych (posiadających decyzję teletransmisyjną) publikowana jest przez Ministra Cyfryzacji na stronie internetowej https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/udostepnianie-danych-z-rejestru-pesel-uwaga-zmiany.

 

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze - przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności

Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, z późn. zm.)

Administratorzy:

  1. Gmina Gryfice, ul. Plac Zwycięstwa 37, 72-300 Gryfice, reprezentowana przez Burmistrza Gryfic – w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz prowadzenia i przetwarzania danych w rejestrze mieszkańców oraz przechowywanej przez Burmistrza dokumentacji pisemnej;
  2. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za nadawanie numeru PESEL oraz utrzymanie i rozwój rejestru PESEL;
  3. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitych zasad postępowania w kraju w zakresie ewidencji ludności oraz zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru PESEL.

Kontakt i informacje o Inspektorze Ochrony Danych (IOD):

  1. IOD Gmina Gryfice: iod@urzad.gryfice.eu, tel. 91 38 53 259 lub w siedzibie Urzędu pok. 226 w godz. 7:30-11:30
  2. Ministerstwo Cyfryzacji: iod@mc.gov.pl, pisemnie na adres siedziby administratora lub poprzez formularz pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt
  3. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji: iod@mswia.gov.pl, pisemnie na adres siedziby administratora lub poprzez formularz pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/formularz-kontaktowy
  4. Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.

Cele przetwarzania i podstawa prawna

Dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z przepisem szczególnym ustawy o ewidencji ludności przez:

  1. Gminę Gryfice w celu wprowadzenia danych do rejestru PESEL, udostępniania z niego  danych oraz prowadzenia rejestru mieszkańców na podstawie ustawy o ewidencji ludności.
  2. Ministerstwo Cyfryzacji i Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji w celu prowadzenia ewidencji ludności na terenie Polski na podstawie danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych wprowadzanych do rejestru PESEL na podstawie ustawy o ewidencji ludności.

Odbiorcy Danych

  1. Centrum Personalizacji Dokumentów – w zakresie udostępniania danych z rejestru PESEL w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r.
  2. Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania rejestru PESEL i jego rozwoju w imieniu Ministra Cyfryzacji
  3. podmiot świadczący usługi w zakresie utrzymania i serwisu systemu obsługującego rejestr mieszkańców gminy Gryfice, CLANET, ul. Sowińskiego 5,
    44-121 Gliwice.

Udostępnienie danych

  1. służbom; organom administracji publicznej; sądom i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;
  2. osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny;
  3. osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody Pani /Pana zgody;
  4. jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą;

przez:

  1. Gminę Gryfice z rejestru mieszkańców w trybie indywidualnych zapytań oraz zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-4,
  2. z rejestru PESEL w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 1-3;
  3. Ministra Cyfryzacji z rejestru PESEL w trybie zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1 oraz w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 4;
  4. Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z rejestru PESEL, w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r., w imieniu Ministra dane udostępnia podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-3 w trybie indywidualnych zapytań Centrum Personalizacji Dokumentów.
  5. Gmina Gryfice udostępnia także stronom postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie ustawy o ewidencji ludności i Kodeksu postępowania administracyjnego, których jest Pani/Pan stroną lub uczestnikiem w trybie udostępnienia akt tych postępowań.

Okres przechowywania danych

  1. Zgodnie ustawą o ewidencji ludności dane osobowe zgromadzone w rejestrze mieszkańców oraz w rejestrze PESEL przetwarzane są bezterminowo.
  2. Dokumentacja spraw z zakresu ewidencji ludności po 50 latach jest oceniana pod kątem możliwości zniszczenia natomiast dotycząca aktualizacji danych w ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach;
  3. Dokumentacja spraw meldunkowych niszczona jest po 10 latach;
  4. Dokumentacja spraw związanych z udostępnianiem danych i wydawaniem zaświadczeń z ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach.

Prawa podmiotów danych i prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

  1. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.
  2. Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Źródło pochodzenia danych osobowych

Pani / Pana dane do rejestru PESEL wprowadzane są przez następujące organy:

  1. kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska,
  2. organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego,
  3. organ gminy wydający lub unieważniający dowód osobisty,
  4. wojewoda lub konsul RP wydający lub unieważniający paszport,
  5. wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych dokonujący zmian w zakresie nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego.

Rejestr mieszkańców zasilany jest danymi z rejestru PESEL.

Dowolność lub obowiązek podania danych

Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności. W przypadku działania na wniosek odmowa podania danych przez ich posiadacza skutkuje nie zrealizowaniem żądania nadania lub zmiany numeru PESEL, zameldowania, wymeldowania, rejestracji wyjazdu, powrotu lub udostępnienia danych. Nie wykonanie obowiązku meldunkowego przez cudzoziemców nie będących obywatelami państwa członkowskiego UE lub członkami ich rodzin zagrożone jest karą grzywny.

aktualizacja: 19.07.2019 r.